ERPNext をまだ使わないほうがよい場合：レジと表計算で足りているサイン
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入門日本の小規模店舗
ERP の記事で「まだ使わないほうがよい」と書くのは意外に思われるかもしれません。しかし、システムの切り替えには店舗全体の時間がかかります。いまの仕組みで足りているなら、その時間は販売に使うほうがよいはずです。
いまの仕組みで足りているサイン
- 品目が少なく、変化も少ない。 どの商品が切れそうか覚えていられ、棚卸の差異もほとんどない。
- 売り場も置き場も1か所。 場所の間で商品を移すことがない。
- 仕入が単純。 付き合いの長い仕入先が数社で、いつもどおりに発注し、欠品や分割納品はめったにない。
- 帳簿は担当者がいる。 外部の会計事務所がレジのデータと書類を受け取っており、その作業にあなたの時間はあまりかからない。
- 同じ数字を毎日2回入力している人がいない。
これらの多くが当てはまるなら、レジと整理された表計算ファイルで続けるのが妥当かもしれません。
検討を始めたほうがよいサイン
反対に、次のようなことが起こり、それが繰り返されるようになると、「切り替えない」ことの負担が大きくなっていきます。
- 在庫のない商品を売ってしまう、または長く売れ残っている商品に気づかない。
- 月末に、在庫の表計算ファイルと帳簿の突き合わせに何時間もかかる。
- 倉庫や店舗を増やす。
- 何人もが同じ表計算ファイルを直し、どれが正しい版か誰にもわからない。
切り替えの前に用意したいもの
ERPNext でもほかの ERP でも、入れるデータ以上にはよくなりません。切り替えの前に、次のものを用意しておくことをおすすめします。
- 統一された品目一覧：1つの商品に1つのコード、1つの名前、1つの単位。
- 最初の在庫数にできる、信頼できる棚卸の結果。
- 最初の数週間に時間をとれる責任者。
この3つがないまま切り替えると、表計算ファイルの混乱がそのままソフトウェアに移るだけです。
切り替える前から、いまできる準備
次のことは表計算ファイルのままでもすぐに役立ち、将来の切り替えも楽にします。
- 品目ごとにコードを決め、どこでも同じコードを使う。
- 在庫の表計算ファイルは1つだけにし、コピーを増やさない。
- 在庫数を直したときは、日付と直した人を記録する。
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