Khi nào chưa nên dùng ERPNext: các dấu hiệu máy tính tiền và bảng tính vẫn đủ
Một bài viết về ERP mà khuyên “chưa nên dùng” nghe có vẻ lạ. Nhưng đổi hệ thống tốn thời gian của cả cửa hàng, và nếu cái đang có vẫn đủ thì thời gian đó nên dành cho việc bán hàng.
Dấu hiệu cái đang có vẫn đủ
- Ít mặt hàng, ít thay đổi. Bạn nhớ được món nào sắp hết, và kiểm kê ít khi lệch.
- Một chỗ bán, một chỗ để hàng. Không phải chuyển hàng qua lại giữa các nơi.
- Mua hàng đơn giản. Vài nhà cung cấp quen, đặt hàng theo thói quen, ít khi giao thiếu hay giao làm nhiều lần.
- Sổ sách đã có người lo. Đơn vị kế toán bên ngoài nhận số liệu từ máy tính tiền và chứng từ, và việc đó không chiếm nhiều thời gian của bạn.
- Không ai phải nhập cùng một con số hai lần mỗi ngày.
Nếu phần lớn các ý trên đúng, máy tính tiền và một bảng tính được giữ gọn có lẽ vẫn là lựa chọn hợp lý.
Dấu hiệu nên bắt đầu tính tới
Ngược lại, khi những điều sau xuất hiện và lặp lại, chi phí của việc “không đổi” bắt đầu lớn dần:
- Bán món không còn, hoặc để hàng tồn lâu mà không biết.
- Cuối tháng mất nhiều giờ để đối chiếu bảng tính kho với sổ sách.
- Mở thêm kho hoặc thêm cửa hàng.
- Nhiều người cùng sửa một bảng tính và không ai chắc bản nào đúng.
Cần có gì trước khi đổi
ERPNext, hay ERP nào khác, chỉ tốt bằng dữ liệu đưa vào. Trước khi đổi, nên có:
- Một danh sách mặt hàng thống nhất: mỗi món một mã, một tên, một đơn vị tính.
- Một lần kiểm kê đáng tin để làm số tồn ban đầu.
- Một người chịu trách nhiệm, có thời gian trong vài tuần đầu.
Nếu chưa có ba điều này, đổi hệ thống sẽ chuyển sự lộn xộn từ bảng tính sang phần mềm.
Chuẩn bị từ bây giờ, kể cả khi chưa đổi
Những việc sau có ích ngay với bảng tính, và làm cho việc đổi sau này nhẹ hơn:
- Đặt mã cho từng mặt hàng và dùng mã đó ở mọi chỗ.
- Giữ một bảng tính kho duy nhất, không chép ra nhiều bản.
- Ghi ngày và người sửa mỗi khi điều chỉnh số tồn.
Về M&C ERP cho cửa hàng nhỏ
Thông tin về M&C ERP dành cho cửa hàng nhỏ ở Nhật đang được chuẩn bị. Nếu bạn muốn nhận thông tin khi có, hãy đăng ký trên form yêu cầu của trang này.