ERP là gì, và cửa hàng nhỏ có cần không
Chữ ERP (Enterprise Resource Planning) nghe như dành cho công ty lớn. Thực ra ý tưởng của nó đơn giản: mọi việc mua, bán, kho và tiền được ghi vào cùng một hệ thống, mỗi việc ghi một lần, và các phần còn lại tự cập nhật theo.
Một ngày của cửa hàng, khi không có ERP
Hãy hình dung một cửa hàng bán phụ tùng:
- Bán hàng: máy tính tiền in hoá đơn cho khách.
- Kho: một bảng tính ghi số lượng còn lại, cập nhật vào cuối ngày, nếu kịp.
- Nhập hàng: đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp qua email.
- Tiền: sổ kế toán do một người khác nhập lại từ hoá đơn và chứng từ ngân hàng.
Mỗi phần chạy được, nhưng cùng một con số được gõ nhiều lần ở nhiều chỗ. Khi khách hỏi “còn hàng không”, câu trả lời phụ thuộc vào việc bảng tính đã được cập nhật chưa.
Cùng ngày đó, khi có ERP
- Khi bán, phiếu bán trừ tồn kho ngay.
- Khi tồn xuống dưới mức đặt trước, người phụ trách thấy cần đặt thêm.
- Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hoá đơn của nhà cung cấp nối với nhau, nên biết món nào đã về, món nào chưa trả tiền.
- Số liệu bán và mua đi thẳng vào sổ sách, không cần nhập lại.
Không có phép màu nào: người dùng vẫn phải ghi đúng và đủ. Cái khác là mỗi việc chỉ ghi một lần.
Cửa hàng nhỏ có cần không
ERP có thể đáng công sức khi có ít nhất một trong các dấu hiệu sau:
- Số mặt hàng đủ nhiều để không nhớ hết được tồn kho.
- Có hàng ở hơn một chỗ (cửa hàng và kho, hoặc hai cửa hàng).
- Mất thời gian mỗi tháng để đối chiếu bảng tính kho với sổ sách.
- Đã từng bán món không còn, hoặc phát hiện thiếu hàng khi kiểm kê.
Nếu cửa hàng có ít mặt hàng, một chỗ bán, và máy tính tiền cùng bảng tính vẫn đủ, chưa cần đổi. Bài “Khi nào chưa nên dùng ERPNext” trong cùng nhóm nói kỹ hơn về trường hợp này.
Cái giá không chỉ là tiền phần mềm
Dù dùng ERP nào, cũng cần thời gian để: nhập danh sách mặt hàng và tồn kho ban đầu, thống nhất cách ghi, và tập cho người làm. Với cửa hàng nhỏ, phần này thường lớn hơn bản thân phần mềm. Nên bắt đầu từ một phần (ví dụ kho và bán hàng) rồi mở rộng.
Về M&C ERP cho cửa hàng nhỏ
M&C ERP được xây trên ERPNext, một ERP mã nguồn mở. Thông tin dành cho cửa hàng nhỏ ở Nhật đang được chuẩn bị. Nếu bạn quan tâm, có thể đăng ký trên form yêu cầu của trang này; chúng tôi sẽ liên hệ khi có thông tin.