Một hệ thống, ba ngôn ngữ: nhân viên Nhật và nhân viên Việt làm trên cùng dữ liệu

Ở nhiều công ty Nhật có cơ sở tại Việt Nam, người quản lý từ Nhật và nhân viên người Việt làm cùng một việc nhưng không cùng một tệp. Nhân viên kho ghi số liệu bằng tiếng Việt, kế toán gửi báo cáo bằng tiếng Việt, rồi có người dịch sang tiếng Nhật để gửi về trụ sở. Mỗi lần dịch là một lần chép tay, và mỗi lần chép tay là một chỗ có thể lệch.

M&C ERP đi theo hướng khác: một hệ thống, một bộ dữ liệu, ngôn ngữ hiển thị đặt theo từng tài khoản.

Cái gì đổi theo ngôn ngữ

Mỗi tài khoản đặt một ngôn ngữ: tiếng Nhật, tiếng Việt hoặc tiếng Anh. M&C ERP bật cả ba ngôn ngữ này. ERPNext cho mỗi người dùng một ngôn ngữ riêng, tách khỏi ngôn ngữ mặc định của cả trang (xem nguồn ở cuối bài). Ngôn ngữ đó quyết định phần lớn chữ trên màn hình: tên màn, nhãn ô, tên nút, tên trạng thái, thông báo lỗi; một số nhãn vẫn còn chưa được dịch. Một người quản lý người Nhật mở lô hàng nhập thấy nhãn 実入港日（ATA）; nhân viên người Việt mở cùng lô hàng đó thấy nhãn tiếng Việt tương ứng, ở đúng vị trí ấy.

Hai người không cần đổi ngôn ngữ của nhau, cũng không cần hai bản dữ liệu.

Cái gì không đổi

• Số chứng từ và số liệu. Cùng một đơn bán, cùng một số, cùng số lượng và số tiền, dù ai mở bằng ngôn ngữ nào.
• Trạng thái. Khi kho xác nhận nhập hàng, lô hàng chuyển trạng thái cho mọi người cùng lúc; tên trạng thái chỉ hiện theo ngôn ngữ của người xem.
• Chữ do người dùng nhập. Tên khách hàng, ghi chú, lý do trễ hàng, nội dung bình luận được giữ đúng như người nhập đã gõ. Hệ thống không tự dịch các chữ này. Đây là điểm nên thống nhất từ đầu: ô nào ghi bằng tiếng gì, để người đọc ở phía kia hiểu được.

Trao đổi ngay trên chứng từ

Chứng từ có phần bình luận, ví dụ ở lô hàng nhập. Nhân viên người Việt viết một bình luận trên lô hàng nhập, người quản lý người Nhật mở cùng lô hàng là thấy. Câu hỏi và câu trả lời nằm cạnh đúng chứng từ đang bàn, không trôi trong chuỗi email hay tin nhắn.

Bản in kiểu Nhật

Khi cần gửi giấy tờ cho đối tác Nhật, M&C ERP có mẫu in 見積書 (báo giá), 納品書 (phiếu giao hàng) và 適格請求書 (hoá đơn theo chế độ hoá đơn hợp lệ của Nhật), khổ A4, chữ tiếng Nhật. Trên bản demo, các mẫu này là mẫu trình diễn; mẫu dùng thật cần được rà theo quy định và cách làm của công ty bạn.

Khi dùng thử, nên kiểm gì

1. Nếu bạn được cấp hai tài khoản, một tiếng Nhật và một tiếng Việt: đăng nhập mỗi tài khoản ở một trình duyệt (hoặc một bên dùng cửa sổ ẩn danh) và mở cùng một lô hàng nhập. Xem số chứng từ có giống nhau không, nhãn có hiện đúng ngôn ngữ của từng tài khoản không.
2. Viết một bình luận trên lô hàng ở một trình duyệt, rồi tải lại trang ở trình duyệt kia để xem bình luận.
3. Xem các ô chữ tự do (ghi chú, lý do) và quyết định ô nào công ty sẽ ghi bằng tiếng gì.
4. In thử một 見積書 và một 納品書, đưa cho người phụ trách phía Nhật xem.

Nếu bốn bước trên khớp với cách công ty bạn làm việc, phần “hai ngôn ngữ, hai tệp” có thể bỏ được.