シリアル番号で保証を管理する：入庫から保証請求まで

顧客から「ポンプが故障した」と連絡があったとき、販売担当者がまず答えるべきなのは、その機器をいつ納品したか、保証が残っているかです。シリアル番号が紙の納品書にしか書かれていなければ、答えるまでに書類を探して半日かかることもあります。

M&C ERP では、入庫から保証請求まで、1台ずつシリアル番号で追います。

入庫時：シリアル番号を登録する

輸入申告から入庫を作成するとき、シリアル番号を管理する品目の行ごとにシリアル番号を入力します。入庫を提出するとシリアル番号がシステムに登録され、輸入船積のステータスは入庫済になります。

ここから先、1台ごとに独立した記録になり、シリアル番号とどの輸入船積で入ってきたかを持ちます。

納品で、行ごとにシリアル番号を選びます。日本式の納品書にはシリアル番号の欄があるので、顧客の手元にもこの情報が残ります。

納品後、シリアル番号の記録には、ステータス「納品済」と 保証期限 が表示されます。

1つの受注を何回かに分けて納品することがあります。納品ごとに伝票を作り、その回のシリアル番号を記録します。受注の「関連」には納品の一覧が表示され、すべて納品すると受注は完了になります。シリアル番号を開けば、その1台のステータスと保証期限を確かめられます。

保証請求 を作成し、顧客とシリアル番号を選び、日付と内容を入力します。保証区分 には、シリアル番号にもとづいて保証期間内か期間外かが自動で表示されます。受付担当者が納品日を自分で調べる必要はありません。

デモには、保証期限を過ぎたシリアル番号があらかじめ用意されています。そのシリアル番号を開くと「保証期間外」と表示され、それについて作成した保証請求も期間外と表示されます。

返品は、元の納品にひもづいた 返品の納品 として記録し、「返品」のラベルが付きます。金額は、マイナスの金額の請求である 返品（貸方票） で記録します。元の納品から、返品された品物と対応する金額の伝票をたどれます。