Bảo hành theo số serial: từ nhập kho tới yêu cầu bảo hành
Khách gọi báo máy bơm hỏng. Câu đầu tiên người bán cần trả lời là: chiếc máy này giao cho khách khi nào, còn bảo hành không. Nếu số serial chỉ ghi trên giấy giao hàng, việc trả lời có thể mất cả buổi lục hồ sơ.
M&C ERP theo dõi từng chiếc bằng số serial, từ lúc hàng vào kho tới lúc khách gửi yêu cầu bảo hành.
Lúc nhập kho: số serial được tạo
Khi tạo phiếu nhập kho (入庫) từ tờ khai hải quan, người dùng nhập số serial cho từng dòng hàng có quản lý serial. Khi phiếu nhập kho được xác nhận, các số serial được tạo trong hệ thống và lô hàng chuyển sang trạng thái đã nhập kho.
Từ đây mỗi chiếc máy là một bản ghi riêng: có số serial, có nguồn gốc là lô hàng nhập nào.
Lúc giao hàng: chọn đúng chiếc
Trên phiếu giao hàng (納品), người dùng chọn số serial cho từng dòng. Bản in phiếu giao kiểu Nhật (納品書) có cột số serial, nên khách cũng giữ được thông tin này.
Sau khi giao, bản ghi số serial cho thấy trạng thái đã giao (giao diện tiếng Việt hiện “Delivered”, nhãn chưa được dịch; tiếng Nhật 納品済) và hạn bảo hành (Ngày hết hạn bảo hành, 保証期限).
Giao từng phần
Một đơn bán có thể giao làm nhiều lần. Mỗi lần là một phiếu giao riêng, với các số serial của lần đó. Trên đơn bán, tab liên kết liệt kê các phiếu giao; khi đã giao đủ, đơn bán chuyển sang hoàn tất. Mở từng số serial vẫn thấy trạng thái và hạn bảo hành của chiếc đó.
Khi khách yêu cầu bảo hành
Người dùng tạo yêu cầu bảo hành (保証請求), chọn khách và số serial, nhập ngày và nội dung. Ô phân loại bảo hành (giao diện tiếng Việt: “Trạng thái bảo hành / AMC”; tiếng Nhật 保証区分) tự hiện chiếc máy còn trong hạn hay đã hết hạn, dựa trên số serial. Người tiếp nhận không phải tự tra ngày giao.
Trên bản demo có sẵn một số serial đã quá hạn bảo hành: mở số serial đó thì thấy trạng thái hết hạn, và yêu cầu bảo hành tạo cho nó cũng hiện là hết hạn.
Khi khách trả hàng lỗi
Hàng trả lại được ghi bằng một phiếu trả hàng gắn với phiếu giao gốc, có nhãn trả hàng (返品). Phần tiền được ghi bằng một hoá đơn ghi giảm (返品（貸方票）) với số tiền âm. Như vậy từ phiếu giao gốc lần ra được hàng đã trả và chứng từ tiền tương ứng.
Khi dùng thử, nên kiểm gì
- Mở một phiếu giao, bấm vào một số serial: xem trạng thái đã giao và hạn bảo hành.
- Tạo một yêu cầu bảo hành mới, chọn số serial đó, xem phân loại bảo hành tự hiện.
- Làm lại với số serial đã hết hạn của bản demo.
- Mở một đơn bán giao từng phần và một phiếu trả hàng, xem các chứng từ liên kết với nhau thế nào.