Mã HS có căn cứ và có người duyệt: vì sao nên lưu ngay trên mặt hàng
Với công ty nhập khẩu, mã HS (mã số hàng hoá theo hệ thống hài hoà) của mỗi mặt hàng là căn cứ để xác định thuế suất nhập khẩu (cùng với xuất xứ và các hiệp định áp dụng). Phân loại sai có thể dẫn tới nộp thiếu thuế rồi bị truy thu, hoặc nộp thừa mà không biết. Vậy mà ở nhiều nơi, mã HS chỉ nằm trong một bảng tính của người làm thủ tục, hoặc chỉ được gõ vào tờ khai mỗi lần.
Lưu mã HS ở đâu
Trong M&C ERP, mã HS là một thuộc tính của mặt hàng (品目), nằm trong phần thông tin hải quan (通関情報（輸入）) cùng với:
- nước xuất xứ (原産国);
- căn cứ phân loại mã HS (HSコードの根拠) và số căn cứ (根拠番号), ví dụ số văn bản hướng dẫn hay kết quả xác định trước;
- người duyệt mã HS (HSコード承認者) và thời điểm duyệt (HSコード承認日時);
- thuế suất nhập khẩu và VAT nhập khẩu mặc định của mặt hàng.
Vì nằm trên mặt hàng, mọi tờ khai có mặt hàng đó đều dùng cùng một mã và cùng một thuế suất, thay vì mỗi người gõ một lần.
Vì sao phải có căn cứ và người duyệt
Một mã HS không có căn cứ chỉ là một con số. Khi cơ quan hải quan hỏi lại, hay khi người phụ trách thay đổi, câu hỏi “vì sao mặt hàng này mang mã này” phải có câu trả lời. Ghi căn cứ và người duyệt ngay trên mặt hàng cho phép trả lời mà không phải tìm lại email cũ.
Việc phân loại vẫn là trách nhiệm của công ty và người làm thủ tục hải quan. Hệ thống không tự phân loại; nó ghi lại ai đã quyết định và dựa vào đâu.
Chưa duyệt thì không gửi tờ khai được
Khi một tờ khai hải quan có mặt hàng chưa được duyệt mã HS, tờ khai không gửi (提出) được: hệ thống báo lỗi E_HS_NOT_APPROVED. Người có quyền mở mặt hàng, kiểm tra mã và căn cứ, rồi bấm duyệt mã HS (HSコードを承認). Người duyệt và thời điểm duyệt được ghi lại, và tờ khai gửi được.
Như vậy trong M&C ERP, tờ khai có mặt hàng mới mà mã HS chưa ai xem sẽ không gửi được.
Khi dùng thử, nên kiểm gì
- Mở một mặt hàng, xem phần thông tin hải quan: mã HS, xuất xứ, căn cứ, người duyệt.
- Mở lô hàng của kịch bản duyệt mã HS trên bản demo, tạo tờ khai và thử gửi: xem thông báo lỗi.
- Duyệt mã HS của mặt hàng đó, quay lại tờ khai và gửi.
- Hỏi người làm thủ tục của công ty: căn cứ phân loại hiện đang lưu ở đâu, ai duyệt.
Chữ căn cứ trên bản demo là ví dụ để trình diễn, không phải ý kiến phân loại cho mặt hàng thật.