In 見積書, 納品書, 請求書 kiểu Nhật từ ERP đặt tại Việt Nam
Hệ thống đặt ở Việt Nam, kế toán làm theo luật Việt Nam, nhưng khách hàng là công ty Nhật và họ quen nhận 見積書, 納品書, 請求書 theo kiểu Nhật. Nhiều nơi giải quyết bằng cách làm lại các giấy tờ này trong Excel, chép số từ hệ thống sang. Mỗi lần chép là một lần có thể sai.
M&C ERP in các giấy tờ kiểu Nhật thẳng từ chứng từ trong hệ thống, nên số trên giấy là số trong sổ.
Ba mẫu in
| Giấy tờ | Mẫu in | In từ |
|---|---|---|
| 見積書 (báo giá) | MC JP Quotation | báo giá |
| 納品書 (phiếu giao hàng) | MC JP Delivery Note | phiếu giao hàng |
| 適格請求書 (hoá đơn theo chế độ hoá đơn hợp lệ của Nhật) | MC JP Qualified Invoice | hoá đơn bán hàng |
Cả ba là khổ A4, chữ tiếng Nhật. Người dùng mở chứng từ, bấm biểu tượng máy in, chọn mẫu ở ô định dạng in (印刷フォーマット). Giao diện của người dùng có thể đang là tiếng Việt; bản in vẫn là tiếng Nhật.
Mỗi mẫu có gì
- 見積書: tên khách, số và ngày báo giá, các dòng hàng với số lượng, đơn giá, thành tiền.
- 納品書: các dòng hàng đã giao, có cột số serial. Khách giữ được số serial của từng chiếc, dùng khi cần bảo hành.
- 適格請求書: số đăng ký (登録番号, chữ T và 13 chữ số) và bảng thuế theo từng thuế suất, nằm trong số các mục mà chế độ hoá đơn hợp lệ của Nhật yêu cầu.
Công ty Nhật bán cho khách Nhật bằng yên
Trên bản demo có hai công ty: một công ty ở Việt Nam và một công ty ở Nhật. Công ty ở Nhật lập báo giá, đơn bán, phiếu giao và hoá đơn bằng yên cho khách Nhật, rồi in 見積書 và 適格請求書 như trên.
Hoá đơn của công ty ở Việt Nam tính bằng đồng Việt Nam với mẫu thuế VAT; trên bản demo, mẫu thuế này chỉ để minh hoạ.
Cần kiểm gì trước khi dùng thật
Các mẫu in trên bản demo là mẫu trình diễn. Bản in 適格請求書 của demo ghi rõ 「デモ用の表示です。法令対応版ではありません。」(đây là bản hiển thị cho demo, không phải bản đáp ứng quy định). Trước khi dùng thật, cần:
- Đối chiếu với yêu cầu của chế độ hoá đơn hợp lệ (インボイス制度) cùng người phụ trách kế toán, thuế phía Nhật.
- Thay thông tin công ty, số đăng ký thật, con dấu nếu công ty dùng.
- Thống nhất cách đánh số chứng từ và cách làm tròn thuế với cách công ty đang làm.
Khi dùng thử, nên kiểm gì
- Mở một báo giá, in bằng mẫu MC JP Quotation.
- Mở một phiếu giao có số serial, in bằng mẫu MC JP Delivery Note, xem cột số serial.
- Lọc hoá đơn của công ty ở Nhật, in bằng mẫu MC JP Qualified Invoice, xem số đăng ký và bảng thuế.
- Đưa ba bản in cho người phụ trách phía Nhật xem và ghi lại những chỗ cần đổi.