Từ bảng tính sang ERPNext: tồn kho của một cửa hàng nhỏ trông ra sao
Nhiều cửa hàng nhỏ quản lý kho bằng một bảng tính: mỗi dòng một món hàng, một cột số lượng, đôi khi thêm cột giá và ghi chú. Bài này cho thấy cùng thông tin đó trông ra sao trong ERPNext, ERP mã nguồn mở mà M&C ERP dùng làm nền.
Trong bảng tính: một con số được sửa đi sửa lại
Ở bảng tính, số lượng là một ô. Bán hàng thì sửa ô đó, nhập hàng thì sửa ô đó, kiểm kê thấy lệch cũng sửa ô đó. Sau một tháng, ô chỉ còn con số cuối cùng; muốn biết vì sao nó là con số này thì phải lục lại.
Trong ERPNext: số tồn là kết quả của các chứng từ
ERPNext tách thông tin làm ba phần:
- Mặt hàng: mã, tên, đơn vị tính, nhóm hàng. Mỗi món một bản ghi, dùng chung cho mua, bán và kho.
- Kho: nơi để hàng. Một cửa hàng có thể chỉ cần một kho; có thêm phòng chứa thì thêm một kho.
- Chứng từ làm thay đổi tồn: phiếu nhập từ nhà cung cấp, phiếu giao hoặc hoá đơn bán (hoá đơn chỉ làm giảm tồn khi bật tuỳ chọn cập nhật kho, Update Stock, hoặc khi bán qua POS), phiếu chuyển kho, phiếu điều chỉnh sau kiểm kê.
Số tồn không ai gõ tay: nó là tổng của mọi chứng từ đã xác nhận. Sổ kho ghi từng lần tăng, giảm, kèm chứng từ gây ra nó. Khi một con số trông lạ, mở sổ kho của món đó là thấy lần thay đổi nào gây ra.
Đưa số tồn ban đầu vào
Ngày chuyển sang ERPNext, cần một số tồn ban đầu đáng tin:
- Tạo danh sách mặt hàng từ bảng tính (mỗi món một mã duy nhất). ERPNext có công cụ nhập dữ liệu từ tệp, nên không phải gõ từng món.
- Kiểm kê thực tế.
- Ghi kết quả kiểm kê bằng một phiếu điều chỉnh tồn kho; từ đó số tồn trong hệ thống bằng số đã đếm.
Từ ngày đó, mọi thay đổi đi qua chứng từ, không sửa thẳng con số nữa.
Nhận được gì sau khi chuyển
- Biết vì sao tồn thay đổi, không chỉ biết tồn còn bao nhiêu.
- Báo cáo tồn theo ngày: xem số tồn của một ngày đã qua, không chỉ hôm nay.
- Mức đặt lại: đặt mức tối thiểu cho mặt hàng để biết khi nào cần đặt thêm.
- Nhiều kho mà không phải giữ nhiều bảng tính.
Đổi lại, cần kỷ luật: mọi lần hàng vào, ra đều phải có chứng từ. Nếu cửa hàng chưa sẵn sàng cho điều đó, xem bài “Khi nào chưa nên dùng ERPNext” trong cùng nhóm.
Xem trên bản demo
Bản demo của M&C ERP hiện dành cho nghiệp vụ nhập khẩu và bán hàng, không phải cho cửa hàng nhỏ. Dù vậy, các màn nhập kho, số serial và danh sách trên đó cho thấy cách ERPNext ghi tồn kho bằng chứng từ. Thông tin dành cho cửa hàng nhỏ ở Nhật đang được chuẩn bị; bạn có thể đăng ký nhận thông tin trên form yêu cầu của trang này.