Theo dõi lô hàng nhập từ Nhật: tàu, cảng, ngày dự kiến và ngày đến thực tế
Một đơn mua gửi sang nhà cung cấp ở Nhật chưa cho biết hàng đang ở đâu. Giữa lúc đặt hàng và lúc hàng vào kho còn tàu, cảng, ngày dự kiến, ngày đến thật và thủ tục hải quan. Nếu những thông tin này nằm trong một bảng tính riêng, người bán hàng thường biết hàng trễ khi khách đã hỏi.
M&C ERP tách phần này thành một chứng từ riêng: lô hàng nhập (輸入船積).
Lô hàng nhập là gì
Lô hàng nhập gắn với một đơn mua: trên lô hàng có ô đơn mua (発注) trỏ về đơn đó. Trên lô hàng có cách vận chuyển, cảng hoặc sân bay, số vận đơn (B/L hoặc AWB), số booking, ngày dự kiến đến cảng (ETA) và ngày đến thực tế (ATA).
Từ đơn mua, người dùng lần ra đơn bán của khách mà lô hàng phục vụ. Nhờ vậy, khi một lô hàng có vấn đề, biết ngay khách nào bị ảnh hưởng.
Trạng thái của lô hàng
Lô hàng đi qua các trạng thái theo đúng việc đang diễn ra (nhãn trên giao diện tiếng Việt, kèm nhãn tiếng Nhật):
| Trạng thái | Nghĩa |
|---|---|
| Bản nháp (下書き) | đang soạn, chưa xác nhận |
| Đã đặt chỗ (ブッキング済) | hàng chưa về |
| Đã đến (到着済) | đã ghi ngày đến thực tế (ATA) |
| Đang thông quan (通関中) | đang làm thủ tục hải quan |
| Đã thông quan (通関済) | thủ tục hải quan đã xong |
| Đã nhập kho (入庫済) | hàng đã vào kho |
Khi ghi ATA, lô hàng chuyển sang Đã đến và nút tạo tờ khai hải quan (輸入申告を作成) hiện ra. Tờ khai và phiếu nhập kho đều trỏ về lô hàng, nên từ lô hàng xem được cả chuỗi.
Khi hàng về trễ
Hai cách hệ thống giúp không bỏ sót lô trễ:
- Bắt ghi lý do. Nếu ATA trễ hơn ETA quá 3 ngày, người dùng phải nhập lý do trễ (遅延理由). Lý do này sửa được cả sau khi lô hàng đã xác nhận, vì thông tin về nguyên nhân trễ thường đến muộn.
- Lọc lô quá hạn. Trên danh sách lô hàng, lọc trạng thái Đã đặt chỗ và ETA trước hôm nay: đó là những lô đã quá ngày dự kiến mà chưa ghi ngày đến.
Từ một lô trễ, mở đơn mua rồi tới đơn bán liên quan để báo trước cho khách.
Hàng đi máy bay
Không phải lô nào cũng đi tàu. Với lô đi máy bay, cách vận chuyển ghi là đường hàng không (航空), cảng là sân bay, số vận đơn là AWB, và không cần thông tin container. Lô hàng vẫn đi qua cùng các trạng thái như lô đi tàu.
Một đơn mua, nhiều lô hàng
Nhà cung cấp có thể giao một đơn mua làm nhiều chuyến. Mỗi chuyến là một lô hàng riêng, có ETA, ATA và trạng thái riêng. Trên đơn mua có tỷ lệ đã nhận (受入率) cho biết đã về bao nhiêu phần trăm. Ví dụ trên bản demo: một đơn 10 cái, lô đầu 6 cái đã nhập kho, lô sau 4 cái còn đang đặt chỗ.
Khi dùng thử, nên kiểm gì
- Mở một lô hàng nháp, xác nhận rồi ghi ATA; xem trạng thái đổi và nút tạo tờ khai hiện ra.
- Thử ghi ATA trễ hơn ETA nhiều ngày, xem hệ thống đòi lý do trễ.
- Lọc danh sách lô hàng theo trạng thái và ETA để tìm lô quá hạn.
- Từ một lô hàng, lần sang đơn mua và đơn bán liên quan.